Vikingeklubben Jomsborg

Referat af bestyrelsesmøde 16.august 2011

Mødet afholdt hos: Arne Christiansen

Mødeleder: Arne Christiansen

Til stede: Arne Christiansen, Birgitte Kure, Lillian Kjærholm, Sussi Schmidt

Lennart Gustafsen, Michael Tettinek, Poul Mogensen, Jørgen Nybo, Elisabeth Lidell,

Ulla Harrits (rorgænger)

Afbud : Ole Hammer

1. Godkendelse af referat af mødet den 20.juni 2011:

Referatet tilføjes, at lysstofrør det store udhængsskab udskiftes, så belysningen er varmere.

Derefter godkendes referatet.

2. Godkendelse af dagsordenen:

Dagsordenen godkendes.

3. Nyt fra formanden:

Har modtaget en henvendelse om en såkaldt dummy-optagelse af en scene til TV-serien Dicte (baseret på Elsebeth Egholms-roman) på Den Permanente i uge 34. I lighed med Aarhus Kommune siger bestyrelsen ok til optagelserne på den permanente. Bestyrelsen betinger sig, at optagelserne sker under forudsætning af,

at Jomsborgs fotoregler respekteres,

at der alene fotograferes på dameafdelingen,

at der ikke må figurere medlemmer uden tøj,

at optagelserne skal varsles i god tid i form af et godkendt opslag på Den Permanente.

Mette Dam har ønsket at udtræde af bestyrelsen.

4. Nyt fra rorgænger:

Vandtilførslen til hjørnesauen, der ikke har fungeret siden vinter, er fortsat ikke færdigetableret. Arbejdet foretages i Kommunens regi, så Ulla vil rykke for, at det bliver færdiggjort til sæsonåbning.

Indkøb af musikanlæg/højtalere/mikrofon. Der er med assistance fra musikkyndigt medlem indhentet tilbud i forskellige prisklasser, afhængig af hvor udbygget anlægget skal være. Bestyrelsen godkender indkøb af anlæg i størrelsesordenen kr. 10-12.000.

Gennem mange år har Niels Thybo arrangeret Seniortræf for klubbens meget voksne medlemmer – men har nu ønsket at lade arrangementet overgå til andre. Gildemager ser positivt på at varetage arrangementet, dog måske i en anden udformning. Bestyrelsen ser gerne, at arrangementet fortsætter.

Arrangementer ud over allerede fastlagte fester og fuldmåneaftener ønsker bestyrelsen nærmere beskrevet før de eventuelt besluttes gennemført.

Muligheden for evt. at kunne levere forplejning til medlemmerne til de store fester drøftedes. Bestyrelsen ønsker ikke, at Jomsborg påtager sig denne opgave p.gr.a. de hygiejnemæssige forhold samt evt. ansvarspådragelse.

Hele staben vil være på arbejde dagen før sæsonstart for at gøre alt klar.

5 Nyt fra udvalgene:

a) Nyt fra byggeudvalg:

Efter planen skal tårnsaunaen stå klar 1. september. Dog vil varmegenvindingen, de skal løse fugtproblemerne i forrum og badeværelse, ikke være færdigetableret på dette tidspunkt.

Hele projektet vil, incl. selve projekteringen og fagtilsynet, som Bascon står, løbe op i kr. 600.000.

Der har været drøftelse af belysningen i klubhuset. Det besluttes at bibeholde den nuværende belysning samt at opsætte et par separate læselamper i den smalle del af klubhuset.

b) Velkomst/introduktionsudvalget:

Der har været afholdt møde med intro-ambassadørerne, og alle funktioner på intro-aftenerne er bemandet og fremgår af en samlet liste.

Intro-ambassadørerne inviteres til en ”tak-for-hjælp-aften” den 12. oktober, hvor forløbet også vil blive evalueret - resultatet heraf vil indgå i ny manual.

c) IT-udvalget:

Poul har holdt møde med Web-woman, der i løbet af relativt få timer kan færdiggøre Jomsborgs nye hjemmeside. Derefter skal Poul, Arne og Ulla på et par timers kursus i vedligeholdelse og opdatering af hjemmesiden.

Det er ønskeligt, om siden kan sættes op, så indlæg automatisk fjernes på et forud fastlagt tidspunkt.

Poul undersøger mulighederne for at udbygge hjemmesiden med et intranet til bestyrelsens brug – samt øvrige muligheder for intranet.

Ulla søger at få klarhed over, hvordan klubben - gerne med købt assistance - får løst aktuelle problemer med kortlæser-systemet i forbindelse med sæsonåbningen.

Poul arbejder på at samle informationer om mulighederne for at etablere et it-baseret betalingssystem, der dækker Jomsborgs behov.

d) Kommunikationsudvalget:

Behovet for udvalget synes ikke længere at være til stede, hvorfor det nedlægges.

f) Jomsborgfond-udvalget:

Intet nyt.

g) Ad hoc-udvalg:

Oplæg fra Michael vedr. sikkerhedsforanstaltninger udsættes til næste møde.

Der opsættes permanet opslag i klubhuset vedr. retningslinierne for brug deraf.

) Økonomi- og budgetforhold:

Nuværende status udsendt – eneste bemærkning hertil, at el-forbruget i 1. halvdel af året har være ca. 15.000 højere end året før. Ud over vejrforholdene er der ikke kendte årsager til det øgede forbrug.

7) Bestyrelsens arbejdsform, Jomsborgs årshjul mm:

En nyudvikling af årshjulet giver et godt og hurtigt overblik over årets gang.

8) Fastlæggelse af saunaernes åbningstider og temperaturer 2011-12:

Indtil tårnsaunaen åbner vil alle saunaer være åbne på fuld tid. Opslag orienterer om konkrete åbningstider og temperaturen i de respektive saunaer.

Efter tårnsaunaens åbning ønsker bestyrelsen indført en 3-måneders prøveperiode, hvor tårnsaunaen vil være varmere, den lille saunas åbningstider øget og ”den duftfri” officielt stillesauna. Opslag om konkrete tider og grader opsættes, når det bliver aktuelt.

Efter prøveperioden vil alle medlemstilkendegivelser vedr. ændringerne blive inddrager i evaluering af forsøget.

9) Bestyrelsens studietur:

Det er hensigtsmæssigt allerede nu at overveje og komme med forslag til, hvor studieturen skal gå til i denne sæson.

10. Evt.:

En kort gennemgang af proceduren for standerhejsning og åbningsfesten.

Næste møde afholdes hos Elisabeth.

Referent: Ulla Harrits