Vikingeklubben Jomsborg
Referat af bestyrelsesmøde
20.juni 2011
Mødet afholdt hos: Jørgen Nybo
Mødeleder: Arne Christiansen
Til stede: Arne Christiansen, Birgitte Kure, Lillian
Kjærholm, Sussi Schmidt
Lennart Gustafsen, Michael Tettinek, Poul Mogensen, Ole Hammer,
Jørgen Nybo, Ulla Harrits (rorgænger)
Afbud: Mette Dam, Elisabeth Lidell
1. Godkendelse af referat af mødet den 25.maj,
2011:
Efter orientering om status
vedr. enkelte punkter fra mødet godkendes referatet.
2. Godkendelse af dagsordenen:
Dagsordenen godkendes.
3. Bestyrelsens arbejdsform, møder m.m., herunder:
a)
Bestyrelsens arbejdsform, herunder opgavefordeling mellem bestyrelse og
medarbejdere og
b)
Årshjulet – kalenderoversigt over samtlige klubbens aktiviteter:
Efter drøftelse mellem Arne Birgitte og Ulla, har Arne til mødet fremsendt
notat vedr. opgavedelingen. Notatet
opridser baggrunden for drøftelsen og lægger op til en åben drøftelse i
bestyrelsen af, hvilke opgaver af såvel praktisk som sekretærmæssig karakter bestyrelsen
ønsker at varetage og hvilke man ønsker medarbejdervaretaget. Dette bl.a. set i
lyset af bestyrelsens tidsforbrug ved det arbejde, der er mere strategisk og fremadrettet.
Endvidere drøftelse af bestyrelsens repræsentation både i dagligdagen og
ved arrangementer, samt mulighederne for bedre synliggørelse i praksis af det
arbejde, der foregår i forhold til renovering, i bestyrelsens udvalg m.v.
Årets arrangementer m.v. er
efterhånden godt beskrevet i ”Hvidbogen” og kan, sammenholdt med Årshjulet
danne baggrund for fordelingen af arbejdsopgaverne.
Der
opstår en idé om til hjemmesiden at knytte en adgang for bestyrelsen til derfra
at kunne gå ind
i
alle relevante dokumenter, f.eks. ovennævnte, men da dette endnu ikke er muligt
fremsender Ulla
disse til Arne, Poul og Sussi, hvorefter Sussie til næste møde vil lave
en sammenskrivning heraf.
c) Endelig/supplerende bemanding af
bestyrelsens faste udvalg.
Velkomst- intro- og nøglekontrol-udvalget suppleres med Lennart.
De
respektive udvalgs beskrivelse af funktion og opgaver drøftes på bestyrelsens
møde i august.
4. Nyt fra
formanden:
Arne fået en medlemshenvendelse vedr. sikkerheden.
Der er på ny ansøgt Trygfonden om en
hjertestarter, og personalet deltog sidste år i førstehjælpskursus.
Michael vil til næste møde, på baggrund af
indsamlede informationer fra bl.a. andre vinterbadeklubber
og
Kajakklubben, der så vidt vides er
ved at lave en vejledning vedr. kuldechock, lave et oplæg til
belysning af muligheder og evt. forslag til
tiltag.
5. Nyt
fra rorgænger:
Der har indtil nu – ved overgangen til
sommerferieperioden - været en del problemer med at få den automatiske
morgen-døråbning til at fungere.
Er forhåbentlig løst nu.
2 opgaver, der ligger fra sidste sæson:
spørgsmålet om nyt musikanlæg m. højtalere samt forslag om
saunagus vil blive belyst
når Ulla, efter sæsonåbning, har drøftet spørgsmålene med nogle medlemmer samt
Gildemager.
6. Nyt fra udvalgene:
a) Bygge- og
vedligeholdelsesudvalget:
Status vedr. tårnsaunaen er, at kommunen har fundet de nødvendige midler
til renovering af den del af bygningskonstruktionen, som kommunen er ansvarlig
for, hvorfor saunaens gulv er brudt op og indervægge fjernet. Også gulvet i
forrum er brudt op. Fundamentet skal således sikres før reetablering.
Der er indhentet tilbud på ny sauna.
Byggeudvalget holder i denne uge påny møde med Bascon om hele saunaprojektet og spm. om
varmegenindvinding til badeværelset
b) Velkomst/introduktionsudvalget:
Anmoder om, at bestyrelsen samt frivillige medlemmer, der ønsker at
medvirke som ambassadører ved introduktionsaftenerne for nye medlemmer Inden 1.august melder sig på mail til jomsborg@vinterbadning.dk med oplysning om, hvilke intro-aftener,
man kan deltage i. Disse mails sendes videre til Sussi, der koordinerer.
Der vil i år blive afholdt et formøde for intro-ambassadørerne, så alle i
forvejen kender deres rolle og funktion på introaftenerne.
c) IT-udvalget:
Da Mette var forhindret i at deltage i mødet. Poul kontakter Mette mhp. det
videre arbejde med at færdiggøre den nye hjemmeside og med etablering af et medlemsbetalingssystem
m.v.
d) Kommunikationsudvalget:
Bestyrelsen vælger – som et forsøg – i 2011-12 ikke at udlevere pjece til
nye medlemmer. Der satses på informationsformidling via
introduktionsarrangementerne samt via optimeret brug af hjemmesiden og klubbens
udhængsskabe.
e) Jomsborgfond-udvalget
Birgitte vil i løbet af efteråret indkalde udvalget til en vurdering af,
hvorvidt der skal lægges oplysninger om ansøgningsmuligheder på hjemmesiden
m.v.
7. Evaluering af og opfølgning på generalforsamlingsbeslutninger/henstillinger:
-Stakladen var velegnet
til formålet – både m.h.t. størrelse og indretning. (Ulla sørger allerede nu
for reservering til næste års generalforsamling).
-Traktementet var
tidsmæssigt og indholdsmæssigt ikke tilfredsstillende. Kan forbedres næste år
og dermed evt. være med til at danne ny festlig tradition. Pladsmæssige hensyn
har nødvendiggjort en flytning af generalforsamlingen til større lokaler.
-Generalforsamlingens
ordstyrer skal gøres opmærksom på de særlige formalier, der skal tilgodeses.
-Præsentationen af kandidater,
der stiller op til valg til bestyrelsen skal optimeres, så alle får mulighed
for at se og høre kandidaterne..
-Aftenens programpunkter
skal også på selve aftenen annonceres tydeligere, så ingen på grund af
manglende information går glip af f.eks. dansen, der afrunder aftenen.
8. Orientering om økonomi- budgetforhold
Ulla kommenterede kort
den fremsendte oversigt. Der er ikke for nuværende specielle bemærkninger
hertil.
Michael vil gerne ved næste
års planlægning af klubbens egenkapital-anbringelse tage kontakt med bankerne
for at opnå de mest fordelagtige tilbud.
9. Lukket punkt
10. Evt.
Vandtermometret:
Det nuværende har ikke
fungeret i årets løb. På grund af en række forhold er det ikke muligt at sikre en
velfungerende automatisk måling af vandets temeratur.
Bestyrelsen besluttede derfor,
at klubben anskaffer et ”dyppe-termometer”, der placerers i sauna-forrummet, så
medlemmerne selv kan måle temperaturen – og evt. notere temperaturen på den tavle,
der hænges op ved indgangen til herrebadet. – Måske viser det sig, at en frisk morgenbader påtager sig
dette hyggelige job…
Saunatemperaturer:
Temperaturer og
åbningstider vil blive fastlagt på bestyrelsesmødet 16. august.
Referent: Ulla Harrits