Vikingeklubben Jomsborg

Referat af bestyrelsesmøde 25. maj 2011

Mødet afholdt hos: I Jomsborgs klubhus

Mødeleder: Arne Christiansen

Til stede: Arne Christiansen, Birgitte Kure, Elisabeth Lidell, Lillian Kjærholm,

Lennart Gustafsen, Michael Tettinek, Poul Mogensen, Ole Hammer,

Jørgen Nybo, Ulla Harrits (rorgænger) ,

Afbud: Mette Dam, Sussi Schmidt

0. Velkomst og kort præsentationsrunde

Formanden bød velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer og udtrykker forventning til et

godt samarbejde i den nye bestyrelse.

Kort præsentation bordet rundt.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referat af mødet den 11. april 2011 godkendt.

2. Godkendelse af dagsordenen:

Godkendt.

3. Konstituering:

Bestyrelsesmedlemmernes valgperiode:

Af hensyn til kontinuiteten i bestyrelsens arbejde besluttes det, at af de 7 nyvalgte bestyrelsesmedlemmer vælges 4 medlemmer for en periode af 2 år og 3 medlemmer for en periode af 1 år – således, at medlemmer med størst stemmetal ved valget sidder i 2 år.

Konkret vælges således Birgitte Kure, Elisabeth Lidell, Poul Mogensen og Ole Hammer for 2 år og

Michael Tettinek, Lillian Kjærholm og Lennart Gustafsen for 1 år.

Nedsættelse af bestyrelsens faste udvalg:

Punktet behandles efter punkt 7

4. Bestyrelsens arbejdsform, møder m.m., herunder:

Forretningsorden for bestyrelsen:

Forretningsordenen er besluttet i bestyrelsen i beg. 2011. Vil blive fremsendt til alle nye bestyrelsesmedlemmer.

Årshjulet – kalenderoversigt over samtlige klubbens aktiviteter i løbet af 2011-2012:

Der blev besluttet enkelte tilføjelser og at oversigten løbende skal revideres i årets løb. Bemærkninger fremsendes til Sussi.

Bestyrelsens arbejdsform, herunder opgavefordeling mellem bestyrelse og medarbejdere:

Ansættelseskontrakt og arbejdsbeskrivelse for alle medarbejdergrupper ønskes medsendt referatet.

For afklaring af den nuværende fordeling af opgaver mellem bestyrelsen og rorgænger vil Arne, Birgitte og Ulla lave et oplæg til næste bestyrelsesmøde.

Fortrolighed/tavshedspligt:

Formanden erindrede om, at alle personfølsomme oplysninger der måtte komme frem i forbindelse med bestyrelsens arbejde, er underlagt tavshedspligt. Personfølsomme sager vil blive behandlet under det lukkede punkt på dagsordenen – og er uden for referat.

Bestyrelsesmøder og andre aktiviteter 2011-12:

Mandag den 20. juni 2011

Tirsdag den 16. august 2011

Onsdag den 21. september 2011

Seminar lørdag-søndag den 12.-13. november 2011

Mandag den 6. februar 2012

Studietur lørdag-søndag den 3.-4. marts 2011

Onsdag den 18. april 2012

Generalforsamling tirsdag den 8. maj 2011

Udførlig mødekalender fremsendes.

5.Nyt fra formanden:

Ny gildemager er ansat.

Har fået henvendelse fra et medlem, der tidligere har kontaktet kommunen vedr. forbedring af adgangsveje til Den Permanente. Ønsker at klubben arbejder videre med sagen.

6. Nyt fra rorgænger:

Oplever, at afslutningsfesten forløb til alle fremmødtes store fornøjelse – og med stor indsats fra både medarbejdere og frivillige.

Har fået mange positive medlemskommentarer vedr. bestyrelsens opslag om ”god adfærd”– både fordi det for det enkelte medlem er fint lige at erindre sig engang imellem – og fordi medlemmerne kan henvise hinanden dertil, når der opstår mindre heldige hændelser.

Har afholdt medarbejdersamtaler med alle – dels for gennemgang af Arbejdspladsvurderinger, dels for at skrive ansættelseskontrakter for næste sæson. Alle ønsker at fortsætte arbejdet på Jomsborg.

Der har været kontakt til Kommunen med ønske om at få åbnet et toilet (med indgang fra den udvendige side af bygningen) , som skovens og strandens gæster kan bruge. Ønsket er blevet velvilligt modtaget, men er endnu ikke iværksat. Der arbejdes videre med spørgsmålet ved sæsonstart.

Samarbejdet med Beach Volly om brugen af anlæget har ikke forløbet helt problemfrit. Formanden retter henvendelse til kommunen herom på baggrund af oplæg fra rorgænger.

7. Nyt fra udvalgene:

a Bygge- og vedligeholdelsesudvalget:

Jørgen orienterede fra mødet den 16. marts med kommunen vedr. tårnsaunaen. Fundamentet synker - en totalrenovering er påkrævet. Afgørelse fra kommunen afventes. Ved evt. etablering af helt ny tårnsauna, kan vi nå et stykke hen i sæsonen, før den står klar til brug.

Foretages renoveringen ikke i 2011, vil pligthuggerne her i sommer udføre det fornødne vedligeholdelsesarbejde med henblik på, at den eksisterende sauna kan klare endnu en sæson.

Der vil være noget håndværkerarbejde, der skal planlægges, koordineres og følges op på i sommerens løb. Der tilføres de fornødne ekstratimer til lønbudgettet til dette og førnævnte arbejde.

Det er aftalt, at Jomsborg af praktiske grunde fremover anvender de samme VVS- og tømrerfirmaer som kommunen.

For at imødegå er stort varmespild undersøger byggeudvalget muligheden for dørlukker på klubhuset samt spærring af radiator-indstillingen.

Evt. yderligere belysning i klubhuset afklares ml. Jørgen, pligthuggere og Ulla.

b Velkomst/introduktionsudvalget:

Sussi, der er forhindret i at deltage i mødet, har fremsendt bilag vedr.intro-delen af udvalgets arbejde i denne sæson.

Det besluttes, at indmeldelsesperioden for nye medlemmer og ligeledes for medlemmer, der skal have fornyet deres medlemskort, forkortes. Deadline for betaling for både nye og ”gamle” medlemmer vil således være tirsdag den 4.oktober 2011.

Der er kun mulighed for at blive nyt medlem, hvis man følger den indmeldelses- og betalingsprocedure, der snarest vil blive beskrevet ved opslag i udhængsskab samt på hjemmesiden.

Nye medlemmer skal ligesom sidste år deltage i en introduktionsaften. Disse fastlægges til:

den 22., 23. og 30. august. Den 6., 13., 20. og 27. september. Og sluttelig den 4. oktober.

d IT-udvalget:

Idet Mette var forhindret i at deltage i mødet forelå der ikke opdaterede oplysninger vedr. arbejdet med at udforme ny hjemmeside og med etablering af medlemsbetalingssystem. Arne følger op herpå.

e Kommunikationsudvalget:

Det undersøges, hvorvidt lagerbeholdningen af Jomsborg-pjecen rækker til dette års nye medlemmer (Ulla).

f Jomsborgfond-udvalget

Intet nyt. Fundats og retningslinier for ansøgning fremsendes til nye bestyrelsesmedlemmer.

Fortsættelse af punkt 3: Nedsættelse af bestyrelsens faste udvalg:

Kommunikationsudvalget: Arne Christiansen, Sussi Schmidt, Elisabeth Lidell, og Ole Hammer.

Velkomst/Intro og Nøglekontroludvalg: Sussi Schmidt, Ole Hammer, Lillian Kjærholm (og Mette Dam?).

Bygge- og vedligeholdelsesudvalg: Jørgen Nybo samt klubmedlemmerne Peter Mailund Thomsen, Mads Mikael Nielsen, Gert Eilertsen og Jørgen Hansen.

IT-udvalg: Mette Dam og Poul Mogensen.

Jomsborgfondudvalg: Mette Dam, Birgitte Kure og Michael Tettinek.

Alle udvalg udfærdiger til forelæggelse på næste møde en beskrivelse af udvalgets funktion og kendte opgaver.

8 Evaluering af og opfølgning på generalforsamlingsbeslutninger/henstillinger

Udsættes til næste møde.

9 Sommersæson 2011 – arbejds-/ansvarsdeling ml. Kommunen og Jomsborg

Da den Permanente ikke er bemandet i hele sommersæsonen er det aftalt, at Jomsborgs indgangsdør indstilles til at være åben ml. kl. 06-09, hvorefter kommunen så sørger for åbning af badeanstaltens hovedindgang.

10 Økonomi- og budgetforhold

Ulla har inden dette møde ikke haft tid til at udarbejde oversigt herover. Vil foreligge på næste møde.

11 Nøgler og underskrifter

Der udleveres nøgler til alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og de aktuelle bankfuldmagter.underskrives.

12 Lukket punkt

13. Evt.

Intet

Referent: Ulla Harrits