Vikingeklubben Jomsborg

Referat af bestyrelsesmøde 11. april 2011

 

Mødet afholdt hos:  Bertel Kjærulff

Mødeleder:                Arne Christiansen

Til stede:                  Arne Christiansen, Birgitte Kure, Lasse Bach, Mette Dam,

              Birgitte Bruun Nielsen, Bertel Kjærulff, Jørgen Nybo,

                                    Sussie E. Schmidt, Ulla Harrits (rorgænger)

Afbud:                      Elisabeth Lidell                                                                                                                                                                                

 

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referat af mødet 7. februar 2011 godkendt

 

2 Godkendelse af dagsordenen:

Dagsordenen godkendt

 

3 Nyt fra formanden:

Formanden rettede indledningsvis en tak for bestyrelsens vellykkede arbejdsseminar 12.- 13. marts.

 

Aarhus Kommune har anmodet Jomsborg om – i lighed med øvrige idræts- og fritidsorganisationer – at tiltræde en fremsendt brugsaftale vedr. Jomsborgs brug af Den Permanente Badeanstalt. Lokalerne og anlægget  stilles fortsat vederlagsfrit til rådighed, men fremover skal Jomsborg i overensstemmelse med kommunal praksis i øvrigt betale for klubbens vandforbrug i løbet af sæsonen. Den anslåede årlige udgift er 50.000 kr. Brugsaftalen tiltrædes.

 

Algeproblemet er blevet behandlet fornuftigt, udramatisk og informativt.

 

Et medlem har anmodet om tilladelse til at gennemføre et saunagus-arrangement i tårnsauna. Bestyrelsen vil behandle anmodningen på baggrund af en konkret beskrivelse af, hvordan et sådan arrangement skal gennemføres, og hvordan der efterfølgende vil blive foretaget en effektiv rengøring.

 

Bestyrelsen takker nej til et DGI-tilbud i forenings- og klubledelse.

 

Der arbejdes på i samarbejde med Trygfonden at få etableret hjertestarter på Jomsborg samt i øvrigt at få fondens forslag til evt. yderligere optimering af sikkerheden.

På baggrund af henvendelse fra en medarbejder drøftede bestyrelsen mulighederne for øget kommunikation med og inddragelse af medarbejdernes viden og erfaring. Der er enighed om, at nyttig viden skal inddrages. Det kan primært foregå ved:

a)     at relevante medarbejdere som klub-medlemmer ulønnet i givet fald deltager i nedsatte udvalgs arbejde – på lige fod med øvrige udvalgsmedlemmer – eller

b)     at relevante medarbejdere i givet fald indkaldes til møde i udvalgene. I så fald vil deltagelsen betragtes som lønnet arbejdstid.

 

Bestyrelsen drøftede i dem forbindelse også mulighederne for, at udvalgene arbejder endnu mere autonomt end det er blevet praktiseret gennem de senere måneder. Som udgangspunkt er der –bl.a. som en konsekvens af klubbens størrelse og aktivitetsniveau tilslutning til, at udvalgene arbejder mest muligt selvstændigt på baggrund af et klare mandater fra bestyrelsen og med respekt for, at bestyrelsen informeres.

 

På baggrund af en del henvendelser fra et trængende publikum forespørges Aarhus Kommune, om man vil åbne et toilet med adgangsdør på ydersiden af Den Permanente Badeanstalt. Tanken er, at Jomsborg i givet fald - mod betaling – skal sørge for rengøring og papirvarer.

 

4 Nyt fra rorgænger

Driften er p.t. stort set uproblematisk – bortset fra, at vandtilførslen til hjørnesaunaen fortsat ikke er repareret. Formanden anmoder kommunen om at foretage den nødvendige reparation.

 

På solskinsdage lukkes ikke-medlemmer ind uden at vise nøglekort. Klubbens medlemmer må i egen interesse være obs på, hvem man lukker ind!

 

Der er observeret fotografiapparater. Også her skal der opfordres til, at alle medlemmer medvirker til god adfærd. 


Et par medlemmer har modtaget skriftlige advarsler, der er taget til efterretning.

 

Bestyrelsen kan ikke imødekomme et medlemsønske om at anskaffe et termometer med vindmåler. Byggeudvalget arbejder i samarbejde med pligthugger på, at klubbens termometer igen fungerer.

 

5 Nyt fra

a Bygge- og vedligeholdelsesudvalget

16. marts var der møde med kommunen vedr. tårnsaunaen. Foruden Jomsborg og kommunen deltog ingeniør- og arkitektfirmaet Bascon. Bascon var kommunens rådgiver forrige år ved den omfattende renovering af Den Permanente Badeanstalt. På mødet blev det aftalt, at tårnsaunaens fundament skal undersøges, inden der træffes beslutning om det videre forløb.

Det målet, at tårnsaunaen skal renoveres med vægt på ventilation, vand/fugtudfordringer, varmegenvinding samt høj driftssikkerhed.

 

Udvalget bemyndiges til at kunne beslutte en kort periode med lukket tårnsauna i den tidlige sensommersæson, hvis renoveringsarbejdet kræver det. Bestyrelse, medarbejdere og medlemmer skal i givet fald informeres.

 

Kommunen orienterede på møde også de foreløbige overvejelser omkring driften af Den Permanente Badeanstalt i sommeren 2011. - Formanden rykker for information om åbningstider, bemanding mm, så Jomsborg kan planlægge sæsonslutning og sæsonstart.

 

b Velkomst/introduktionsudvalget:

Har til den kommende bestyrelse lavet en oversigt over punkter vedr. introduktionen af nye medlemmer.

 

c Festudvalget:

Med nogle få justeringer tiltrådte bestyrelsen udkastet til beskrivelse af gildemagerens funktion og opgaver. Beskrivelsen har virkning fra sæson 2011-2011. På grund af de ændrede funktioner er det fair og korrekt, at jobbet som gildemager bliver slået op.

 

d IT- udvalget, herunder status for hjemmesiden, betalingssystem

Ny hjemmeside er fortsat under opbygning. Ny hjemmesideadresse er:

www.jomsborg.vinterbadning.dk

Mette har undersøgt flere systemer, der kan håndtere medlemsindbetaling. Bestyrelsen beslutter anskaffelse af Conventus. Det indebærer, at der kan betales kontingent via Dankort, og at medlemsoplysninger indskrives af medlemmerne selv.

Forventeligt vil der gå nogle år før alle medlemmer betaler via Dankort. Hvis halvdelen første år betaler med Dankort betyder det en driftsudgift ca. 11.000 kr.

Alle medlemmer i VID (Vinterbadeklubberne I Danmark) har fået besked om, at VIFU´s hjemmeside lukker 2.maj.

 

e Kommunikationsudvalget: Intet nyt

 

f Jomsborgfond-udvalget: Intet nyt

 

g VID afholdt 2. april årsmøde og generalforsamling på Jomsborg. Et møde, der som Jomsborg har fået megen ros for. 

 

6 Nøglekontroller

Der er foretaget flere nøglekontroller, som medlemmerne generelt set er meget tilfredse med.  Ulla laver en statistik på sæsonens kontroller.                      

Mette udarbejder en IT-vejledning til brug for kommende/nye ”kontrollører”.

 

7 Generalforsamlingen 2011

Indkomne forslag behandles og Ulla vil sørge for information til medlemmerne via opslag og hjemmeside.

Ledige bestyrelsesposter gennemgås, og nuværende bestyrelsesmedlemmer, der er på valg meddeler, hvorvidt de ønsker genvalg. Revisor tilspørges. Dagsordenen korrigeres i overensstemmelse hermed (Ulla).

Regnskab og budget:

Regnskabsåret 2010-11 gennemgås og godkendes med de seneste budgetreguleringer (tilførsel af kr. 20.000 til løn, kr. 10.000 til bestyrelse/personalekonto og kr. 1.000 til kontorhold).

Placeringen af egenkapitalen gennemgås og godkendes.

Det af revisionen godkendte årsregnskab 2010-11 gennemgås og godkendes.

Der fastlægges endeligt forslag til budget for 2011-12

 

Alle generalforsamlingens praktiske foranstaltninger gennemgås. Bestyrelsen møder op til aftenens forberedelser senest kl. 17.45.

 

8 Forslag til ”god adfærd”

Bestyrelsen opfordrer alle medlemmer til at følge nogle få og enkle regler for at værne om Jomsborgs værdier. Det udarbejdede forslag til opslag om ”god adfærd” blev tiltrådt få ændringer og vil snarest blive hængt op i klubbens informationsskab.

 

9 Sommersæson 2011 – arbejds-/ansvarsfordeling mellem Aarhus Kommune og Jomsborg

Punktet behandlet under 5a

 

10 Medlemmernes brug af klublokalerne

På baggrund af er bedre og mere nuanceret informationsgrundlag har bestyrelsen igen drøftet klubmedlemmernes brug af klublokalet. Det er bestyrelsens holdning, at klublokalets brug skal matche klubbens formål og det daglige klubliv. På given foranledning skal det præciseres, at klublokalet efter nærmere aftale kan anvendes til medlemmers udstillinger, når det ikke berører det daglige klubliv eller lægger beslag på lokalet siddefaciliteter. Udstillinger må ikke have kommercielt sigte (udstillede værker kan dog være forsynet med oplysning om pris). Evt. salg skal ske i privat regi.

Bestyrelsen anbefaler, at Hardy Brix – i samarbejde med rorgængeren – er ansvarlig for udstillingsarrangementerne. Hyppighed og tidspunkter aftales med rorgængeren, der koordinerer med gildemageren.

 

11 Evt. anskaffelse af lydanlæg

Et medlem har foreslået, at klubben anskaffer et lydanlæg til gavn og glæde for foredragsholdere og medlemmer i forbindelse med fuldmåne-arrangementer. Der arbejdes fortsat med sagen.

 

12 Regnskab og budget

Punktet behandlet under punkt 7.

 

13 Forslag til ”årshjul” for bestyrelsen

Det fremsendte forslag blev drøftet kort – vil blive behandlet på et kommende møde.

 

 

                                                                                                                         -Referent Ulla Harrits