Vikingeklubben Jomsborg

Referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde 7. februar 2011

Mødet afholdt hos: Ulla Harrits

Mødeleder: Arne Christiansen

Til stede: Arne Christiansen, Birgitte Kure, Lasse Bach, Mette Dam,

Jørgen Nybo, Sussie E. Schmidt, Ulla Harrits (rorgænger)

Afbud: Bertel Kjærulff, Elisabeth Lidell, Birgitte Bruun Nielsen

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referat af møde den 13. januar 2011 godkendt

2 Godkendelse af dagsordenen:

Dagsordenen godkendt

3 Nyt fra formanden:

Rostock og Isbjørnen har inviteret til Nordsøtræf. Jomsborg er ikke forpligtet til at deltage.

Arne og Lasse orienterede om VID, Vinterbadere i Danmark (tidligere VIFU), der er et forum for erfarings- og idéudveksling. VID´s bestyrelse består af 5 medlemmer fra 3 forskellige klubber. Jomsborg (Lasse) beklæder næstformandsposten. VID´s hjemmeside med links til medlemsklubbernes hjemmesider oprettes og vedligeholdes af HP-vinterbaderne. Jomsborg er vært ved VID´s årsmøde 2. april 2011. Lasse koordinerer sammen med Sussi, Mette og Arne.

Søens Folk besøger Jomsborg 20.marts 2011. Birgitte Kure og Sussi tager er værter.

4 Nyt fra rorgænger

Det har været nødvendigt at skilte ved saunaerne med vejledning om, hvordan der må pøses vand på stenene.

Vinterbaderne i Skagen har tilbagebetalt hele det lån, man i 2010 fik i Jomsborgfonden .

Århus Kommune har pt. ikke fastlagt Den Permanentes sommersæson 2011 – dvs. den periode, hvor badeanstalten er bemandet med livredder/opsyn. Perioden søges oplyst på Jomsborgs møde med kommunen sidst i februar.

På grund af en tvættervikars langvarige sygdom indgår Robert nu også i vikararbejdet.

5a Nyt fra bygge- og vedligeholdelsesudvalget:

Udvalget orienteres via pligthuggerne om tekniske problemer.

Der er nu lavet større udsugningshul under saunaovn i tårnsauna – hvilket ser ud til at øge ovnens driftssikkerhed.

Der er sat magnetlås på døren til tårnsaunaens forrum.

Kommunen vil indkalde til møde sidst i februar til drøftelse af bl.a. tårnsaunaens formodede ustabile fundament.

Jørgen arbejder på at få fremskaffet tidligere planer/tegninger for saunaudvidelse.

Bestyrelsen skal – både på kortere og længere sigt – have afklaret, om den eksisterende saunakapacitet matcher behovet/medlemstallet, herunder hvor megen spidsbelastning, der skal accepteres.

Byggeudvalget vil snarligst afholde møde.

Jan Morell har søgt om penge til udformning af en skulptur på badeanstaltens sydlige mole. Bestyrelsen må sige nej til en sådan donation, idet Den Permanente Badeanstalt er kommunens ejendom.

5b Velkomstudvalget:

Jørgen ønsker at udtræde af udvalget.

5c Festudvalget:

Punktet drøftes på seminar

5d IT-udvalget:

Intet nyt

5e Kommunikationsudvalget:

Den nye hjemmeside er under opbygning og der kan lægges tekst ind. Sussi og Arne skriver/redigerer teksterne.

Mette arbejder med kontrakt vedr. brug af billeder til hjemmesiden.

Mette arbejder også på, at der inden den kommende sæsonstart er etableret et nyt elektronisk medlemskartotek mm.

5f Jomsborgfond-udvalget:

Ved ansøgningsfristens udløb er der indkommet 2 ansøgninger.

Det blev besluttet at yde lån til Freja, Solrød, på kr. 15.000.

Der gives afslag på ansøgning fra Øster Hurup – der er velkommen til evt. at søge igen i 2012.

6a+b Nøglekontrol

Forslag fra Lasse og Ulla vedr. procedure og konsekvens samt udkast fra Sussi vedr. formidlingen heraf til medlemmerne vedtages.

7 Program for bestyrelsens seminar 12.-13. marts 2011

Arne, Birgitte B og Birgitte K har udarbejdet oplæg til seminaret. Det tilføjes et punkt vedr. samspillet medarbejdere/medlemmer. Programmet tiltrådt. Ulla booker på Ebeltoft Parkhotel.

Mette og Sussi vil udarbejde et årshjul for bestyrelsens arbejde.

8 Løn- og ansættelsesforhold for staben.

Ulla har fremsendt redegørelse for stabens nuværende løn og arbejdstimer - samt stabens ønske om en justering, så lønnen bedre modsvarer lønforholdene på arbejdsmarkedet i øvrigt, og sådan at timetallet bedre matcher den faktiske arbejdstid.

Bestyrelsen er generelt set positivt indstillet over for justeringerne. Bestyrelsen har stor respekt for de betydelige arbejdsmæssige udfordringer, som den hårde og langvarige vinter 2010-11 har medført. Før der tages endelig stilling til justeringerne ønsker bestyrelsen en afklaring af – via en drøftelse med staben – om der er mulighed for ændringer i tidspunkterne for rengøring.

Formanden træffer på bestyrelsens vegne afgørelse i forlængelse af denne afklaring.

9 Regnskab og budget

Gennemgås. Der er behov for budgettilførsler på enkelte konti, hvilket der tages stilling til på mødet i marts.

Lasse og Ulla udarbejder forslag til genplacering af kapital.

10 Eventuelt

Næste ordinære bestyrelsesmøde er 11. april 2011.

-Referent Ulla Harrits