Vikingeklubben Jomsborg

Bestyrelsesmøde den 13.januar 2011

Mødet afholdt hos: Jørgen Nybo

Mødeleder: Birgitte Bruun Nielsen

Til stede: Birgitte Kure, Lasse Bach, Elisabeth Lidell, Birgitte Bruun Nielsen, Arne

Christiansen, Mette Dam, Jørgen Nybo, Ulla Harrits (rorgænger)

Afbud: Bertel Kjærulff, Sussi E. Schmidt

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referat af møde den 20. oktober 2010 og 10. januar 2011 godkendt

2 Godkendelse af dagsordenen:

Punkt 8 (gilder) og 10 (nytårsgyset) udsættes til næste møde

2a Konstituering af ny formand mm.:

Arne Christiansen konstitueres som formand indtil næste ordinære generalforsamling.

Bjørn Rohde har af jobmæssige og private grunde ønsket at udtræde af bestyrelsen.

Lotte Thorling har af private grunde ønsket af udtræde af bestyrelsen.

3 Siden sidst

2 medlemmer får en skriftlig advarsel for at tilsidesætte klubbens regler.

1 medlem er blevet bortvist grundet upassende opførsel i saunaerne.

4 Orientering fra rorgænger:

-Afslag fra kommunen om bedre belysning på Salonvejen.

-Afslag fra Trygfonden på vores ansøgning om hjertestarter.

-Personalegruppen deltager i førstehjælpskursus den 17.01.11.

-Vinterens frost har budt på mange udfordringer i form af frosne vandrør, kloaker og afløb. Kommunen arbejder for at udbedre deres del af de opståede skader – og tvættere og pligthuggere for at holde saunaerne rene og kørende trods alle vanskeligheder.

-Der har fundet tyveri sted – vandsprøjtepistol m.v. indkøbt som hjælp til ovenstående, var fjernet efter 1 dag.

-Forespurgt oplyser Århus Vand, at badevandskvaliteten måles 10 gange i højsæson og 1 gang/md. ved Den Permanente om vinteren. Hos os gives den højeste klassifikation.

-Forespurgt om badevandsgener ved udtømning af ballast vand fra skibe i havnen oplyser Århus Vand, at der i løbet af det næste år vil være en lovændring, som tager hånd om problemet.

-Der afholdes den 30.januar Danisco Cup motionsløb, hvilket indebærer, at Marienlundvej (strækningen ml.Grenåvej og vandrehjemmet) vil være spærret for kørende trafik kl 10-12.

5 Regnskab og budget:

Gennemgås og justeres.

Budgettet tilføres kr. 15.000 på rengøringskontoen. Der er indkøbt den del nyt grej og der er et voldsomt stort papirforbrug.

6 Nyt fra udvalg:

IT-udvalget: arbejder med udformning af ny hjemmeside.

Bygge-udvalg: har truffet beslutninger i konkrete situationer vedr. vedligeholdelse af bygninger og saunaer.

Samtlige udvalg er besluttet revitaliseret. Der suppleres med medlemmer efter aftale.

Udvalgene arbejder efter mandat fra bestyrelsen.

Der udsendes sammen med referatet oversigt over udvalgene mhp. på opdatering.

7 Bestyrelsens seminar 12.-13. marts 2011

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Arne (tovholder), Birgitte Bruun, Birgitte Kure, Mette Dam, der udarbejder forslag til indhold, sted og form.

8 Klublokalet

Forskellige interessenter ønsker at benytte Klublokalet. Bestyrelsen præciserede i den forbindelse at Klublokalet fremover alene er til brug for klubbens mange medlemmerne. Der takkes nej til evt. forespørgsler om udlån af lokalet til andre aktører i sommerperioden. Klubben har behov for lokalet til opmagasinering.

9 Tårnsauna

Det formodes, at fundamentet er sunket gennem de seneste 2 år. Der er sendt forespørgsel til Kommunen vedr. det økonomiske aspekt i forbindelse med en evt. renovering.

Byggeudvalget fremlægger på næste møde en statusorientering + evt. forslag til handleplan.

10 Forretningsorden for bestyrelsen

Det fremlagte forslag blev tiltrådt – med få ændringer.

11 Nøglekontroller og generalforsamling

Der har været gennemført 2 nøglekontroller – begge med konstatering af en del uregelmæssigheder. Lasse og Ulla laver udkast til fremtidig for nøglekontrol samt forslag til sanktioner, når der forekommer misbrug.

Lasse undersøger alternative muligheder for afvikling af klubbens generalforsamling. Generalforsamlingens form m.v. aftales på bestyrelsens seminar (12.-13. marts).

12 Henvendelse fra medlemmer:

Henv.: At der på hjemmesiden står klokkeslæt for arrangementer.

Svar: Opslagstavlerne vil fortsat informere om arrangementer.

Henv.: Ønske om højere temperatur i ”lille sauna”, finder den er blevet koldere i år

Svar: I flere år har saunaens temperatur (reguleres via styringsboksen) været uændret. Rumføleren er følsom for mange ting, hvilket kan medføre at temperaturen kan opleves lavere.

Henv.: Forslag om ophængning af galleriskinner til brug for udstilling.

Svar: Se punkt 8.

Henv.: Købe bogen ”Risskov – Nærvær og fremsyn” til Klublokalets bogsamling.

Svar: Klubbens princip er, at bogsamlingen alene omfatter bøger, som klubben får foræret.

Henv.: Ønske om en rumføler ved opslagstavlen – bedre stjernekiggeri og sparet strøm.

Svar: Bestyrelsen ønsker ikke at imødekomme dette ønske

Henv.: Forespørgsel om, hvorvidt klubben har en handlingsplan for klima- og energi området.

Svar: Nej. Men klima- og energihensynet er centralt i bestyrelsens overvejelser omkring udbygning/renovering af facilliterne.

Henv: Badetøfler i saunaerne.

Svar: Bestyrelsen har på et tidligere møde henstillet, at der ikke bruges badetøfler/-sko

i saunaerne. Denne henstilling fastholdes.

Henv.: Klage over tidspunkt for rengøring i tårnsauna nytårsaftensdag.

Svar: Bestyrelsen anmoder alle medlemmer om at have forståelse for nødvendigheden af rengøring – og tage godt imod tvætterne. Nytårsaftensdag var ekstraordinær med saunaovne, der ”gik ud”, manglende vandtilførsel og frosne afløb.

Henv.: Et medlem har fået stjålet sin mobiltelefon fra sin taske, mens hun sad i sauna.

Henv.: Forslag om en lille julegave til tvættere og pligthuggere for at holde tingene så fint.

Svar: Bestyrelsen ønsker på grund af det meget hårde fysiske arbejde denne vinter at påskønne personalet med en lille erkendtlighed.

13 Fotografering

Bestyrelsen drøftede om man - i lighed med sidste år – skal give tilladelse til fotografering på særligt udvalgte og annoncerede tidspunkter.

Bestyrelsen fastholder (jf. referatet af mødet 20.10.10) at bestyrelsen ikke accepterer fotografering på klubbens arealer. Tilsidesættelse af denne – eller andre af klubbens regler – udløser skriftlig advarsel samt evt. efterfølgende bortvisning (jf. vedtægternes § 13).

14 Medlemsstyringssystemerne

Der arbejdes på, at et nyt medlemsbetalingssystem er klar til den kommende sæson. Mette, Ulla og Jørgen (ad hoc) undersøger muligheder og fremlægger skriftligt oplæg, der drøftes på næste møde.

15 Oversigt over faste udvalg

Udarbejdes snarest og opsættes til medlemmernes orientering på opslagstavle. – Se også pkt. 6.

16 Der afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde 07.02.2011 kl. 19-21 hos Ulla.

17 Evt.

-Alle ansatte bruger egne mobiltelefoner og afholder dermed selv udgifterne til den nødvendige indbyrdes kontakt samt kontakt til håndværkere og forhandlere.

Muligheden for at give en passende kompensation herfor undersøges og effektueres.

-Referent Ulla Harrits