Vinterbadeklubben Jomsborg

Bestyrelsesmøde den 15. juni 2010 hos Lasse Bach

Tilstede: Bjørn Rohde (formand), Lotte Thorling, Lasse Bach, Birgitte Bruun, Jørgen Nybo, Birgitte Kure, Sussi Schmidt, Arne Christiansen, Bertel Kjærulf, Mette Dam

Afbud: Elisabeth Lidell

1. Godkendelse af referat fra sidste møde

Godkendt med den tilføjelse at velkomstfolder-gruppen ville præsentere et oplæg til en ny folder, ikke en færdig folder – til dette møde.

2. Siden sidst v/ formanden

Udbygningen af Jomsborgs faciliteter vil sandsynligvis først kunne være klar til sæsonstart 2012. Aquadomi (firmaet med husbåde) svarer ikke på henvendelser (krise ?)

Uden udsigt til en snarlig afløser, er vi nødt til at reparere tårnsaunaen, og det vil blive dyrt. En indledende undersøgelse viser at træværket (væggene) er vådt. Kommunen mener ikke, der er noget galt med taget – og de har ansvar for det udvendige. Loftet i forrummet til tårnsaunaen skal også vedligeholdes. Overslag over udgift til renovering af tårnsaunaen ligger på 4-500.000 kr.

3. Orientering om praktiske forhold v/ rorgængeren

Budget: Budgettet for 2010/2011 skal korrigeres, da der uden stop for medlemstilgang skønnes større indtægter hhv. udgifter. Der budgetteres med 40.000 kr. ekstraordinære foranstaltninger vedr. nye medlemmer. Samlet giver ændringerne en forøgelse af årets (budgetterede)resultat på 194.000 kr.

Fuldmagter: 2 bestyrelsesmedlemmer skal kunne ordne bankforretninger. Lasse Bach og Birgitte Bruun vælges som fuldmagtsindehavere.

Renovering af bad og toiletter har vist sig at være mere omfattende (både økonomisk og tidsforbrugsmæssigt) end forventet. Der var voldsomt råd i gulvene omkring toiletterne og også op ad væggene. Da disse plader kom op, viste det sig så, at man i tidernes morgen har savet bærende bjælker over for at kunne placere afløb og faldstamme!! Så både tømrer og VVS mand har haft travlt.

Nu er der lavet understøtning, nyt gulv lagt og resten skal nok gå som planlagt.

Kontortid: flyttes til tirsdag – det skal der reklameres lidt for.

4. Præsentationsrunde

En kort runde med lejlighed til at præsentere sig for hinanden.

5. Mødekalender

Datoerne for bestyrelsesmøder mv. 2010-11 er som følger:

Tirsdag d. 17. august 2010

Onsdag d. 20. oktober 2010

Studietur lørdag-søndag d. 13.-14. november 2010

Torsdag d. 13. januar 2011

Seminar lørdag-søndag d. 12.-13. marts 2011

Mandag d. 11. april 2011

Generalforsamling tirsdag d. 3. maj 2011

7. Festkultur – hvad vil vi ha’ ?

Der er nedsat et festudvalg bestående af Bertel, Bjørn og Jørgen. Gildemageren vil mht. indhold og form referere til dette udvalg. Der er åbningsfest lørdag d. 18. september og julefrokost lørdag d. 4. december

8. Den nye velkomstfolder.

Der arbejdes på en fornyelse af velkomstfolder. Der er intet at udsætte på indholdet i den gamle folder, men formen gøres mere indbydende og motiverende. Arbejdet fortsættes i kommunikationsudvalget, som består af Elisabeth, Arne, Birgitte K, Sussi og Bjørn, og sendes i stjernehøring i den øvrige bestyrelse.

Udarbejdelsen af folderen vil Buddig og Jugel tage sig af. Billedmateriale fra jubilæumsbogen kan anvendes så længe ophavsretten nævnes.. Der bestilles eksemplarer nok til at også gamle medlemmer kan få et.

9. Velkomst/optagelse af nye medlemmer

Der er behov for en anderledes introduktion til Jomsborg af nye medlemmer, men bestyrelsen kan ikke nå at lave fundamentalt om på proceduren til sæsonstart. Det besluttes at satse på at sikre en grundigere information om Jomsborgs kultur og værdie. Dette gøres ved at reducere antallet af dage, hvor man kan hente nøglekort til nogle få dage (ca. 6). På disse dage vises Filmen på storskærm og en rundvisning på Jomsborg bliver et krav før nøglekortet og den nye folder udleveres.

Det er vigtigt, at det bliver kommunikeret tydelig, at det i år vil tage tid at blive meldt ind i Jomsborg, således at nye medlemmer kommer den dag, de har ro i sindet, idet vi stadig modtager alle men forventer lidt mere.

Der nedsættes en Velkomstarbejdsgruppe bestående af: Lotte, Jørgen, Sussi, Mette og Lasse

10. Henvendelser fra medlemmer

Mange har spurgt til indmeldelse af nye medlemmer. Indmeldelse vil være som vanligt, men der vil blive en mere restriktiv procedure for afhentning af nøglekort. Mere om dette efter den 5. juli. Hjemmesiden vil blive holdt løbende opdateret.

11. Evt.

Evaluering af generalforsamlingen: Det var ulideligt meget mere spændende med kampvalg og meget mere demokratisk end når det blot er bestyrelsens udpegne kandidater, som vælges ind i bestyrelsen.

Det skal beklages, at de, som på forhånd havde meldt deres kandidatur til hhv. formands og bestyrelsesposter, ikke blev introduceret fra bestyrelsens side, men selv måtte genfremsætte deres kandidatur.

Det var som altid en udfordring at være dirigent men glædeligt at talelysten er stor.

Generalforsamlingen lider under at være nået kapacitet under de nuværende fysiske rammer, således må de sidstankomne selv tilkæmpe sig siddeplads og nogen vælger sandsynligvis at opgive uden kamp. Overvejelser om forandring vil blive taget op på et senere møde.

IT: Vi har fået fast IP adresse på kontoret og kan nu fjernstyre dørene… bla.

Et nyt medlemsregistrering system er på trapperne men kan ikke nå at blive implementeret inden sæsonstart. Ved samme lejlighed skal hjemmeside fornys. Findes der mon en habil hjemmeside programmør blandt vore medlemmer ?

Vagt sæson 2010-2011: Lasse hyrer i august – som han plejer

Referent

Mette Dam